Você sabe o que é uma NF eletrônica e qual a importância dela para o seu negócio?
A Nota fiscal eletrônica é um documento adotado no Brasil com o objetivo de utilizar um único modelo de documento fiscal para otimizar tempo, reduzir custos e ter maior controle sobre os processos fiscais do país. Teve sua implementação iniciada em 2008, e faz parte do projeto do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) adotado pelo governo federal, quando nosso país adotou um modelo de compensação eletrônica de faturamento que obriga a autoridade tributária a receber e compensar uma fatura antes que um fornecedor possa emiti-la. Ela tem validade jurídica através da assinatura digital do remetente.
Sendo obrigatória para a maioria das empresas, substitui as notas tipo 1 e 1-A:
I – Nota Fiscal, Modelo 1: utilizada pelos contribuintes sujeitos, simultaneamente, à legislação do IPI e do ICMS;
II – Nota Fiscal, Modelo 1-A: utilizada pelos contribuintes apenas da legislação do ICMS.
A nota fiscal eletrônica é considerada um instrumento positivo, mas é preciso saber o que se está fazendo para evitar erros que implicam em retrabalhos e prejuízos para a empresa.
Pode parecer simples, mas você conhece os tipos de notas existentes?
Tipos de notas fiscais:
NF-E : Nota fiscal de venda de produto -> registra a operação de faturamento/venda de produtos de sua empresa. Junto de sua emissão deve ser entregue o DANFE, que é a representação gráfica da NF-e. o DANFE contém a chave de acesso que permite a consulta na internet da nota. Sua emissão está vinculada à Secretaria de Fazenda de cada Estado.
NFS-e: Nota fiscal de Serviço -> registram operações de serviço transmitindo os dados para a Prefeitura do Município ao qual está vinculada por meio do Recibo Provisório de Serviços (RPS).
NF-e Complementar: emitida para acrescentar informações originalmente não colocadas no documento fiscal, nos casos abaixo:
Na exportação, se o valor resultante do contrato de câmbio acarretar acréscimo ao valor da operação constante na Nota Fiscal
Na regularização em virtude de diferença no preço, em operação ou prestação, ou na quantidade de mercadoria
Para lançamento do imposto, não efetuado em época própria, em virtude de erro de cálculo ou de classificação fiscal.
Nota fiscal de compra: documento que comprova fiscalmente a movimentação de mercadorias recebidas. Quando se está comprando algo, deve-se emitir nos casos abaixo:
Aquisição de produto importado, pois a invoice não é considerado um documento fiscal no Brasil.
Quando o vendedor não tem a obrigação de emitir um documento fiscal (MEI ou PF).
Aquisição de produto em leilão ou concorrência do poder público.
Quando se assume o compromisso de retirar ou transportar a mercadoria.
Nota de devolução: ela anula as operações de compra e venda , inclusive os impostos. É emitida quando se compra um item com defeito ou quando o destinatário não aceita o produto enviado, por exemplo.
Nota de exportação: nota emitida quando se vende para um destinatário no exterior. O CFOP desse tipo de nota começa com “7”, específico para as operações de exportação. Não há tributação de ICMS, IPI, PIS e COFINS na exportação por incentivo do governo.
Existem também outros tipos de nota, como nota de remessa, de retorno, de venda futura, venda consignada,etc.
Viu só como a variedade é grande? Cada um desses tipos de notas possui particularidades e tributações específicas, um trabalho complexo que deve sempre ser feito por quem entende do negócio -como os contadores - para que sua empresa não seja enquadrada em atividades ilegais. Já pensou ser pego por sonegação fiscal sem sequer saber que estava sonegando?
Para utilizar o sistema da NF-e, é necessário solicitar o credenciamento na Secretaria da Fazenda estadual ou do município em que sua empresa está registrada. O cadastro é efetuado de maneira setorizada por estado.
No entanto, para reduzir o risco de auditorias e interrupções no processo de fabricação e venda, é recomendado que as empresas adotem um sistema de faturamento eletrônico capaz de integrar e automatizar as exigências fiscais em seu sistema ERP.
Afinal, imagine como não é fácil se manter atualizado sobre a legislação vigente, estudar sobre as estruturas de geração de arquivo, comunicação com SEFAZ, regras de contingência, layout, alíquotas de impostos.... e muito mais.
Dessa forma, é muito importante reconhecer que sua empresa precisa de profissionais qualificados e sistemas integrados que suportem sua estrutura de negócio para que não somente o negócio esteja protegido e dentro da lei, assim como você também.
Artigo escrito por Julia Caetano:
Julia Caetano é formada em Relações Internacionais pela ESPM Rio e cursa pós-graduação em Gestão de Projetos. Amante do mercado externo, trabalha na área há 4 anos, além de ser produtora de conteúdo para o ComexLand.
Parceria: UxComex